Painel por competência, não por funil
A tela principal é o mês corrente com o estado de cada cliente: pendente, recebido, em execução, entregue. É a pergunta que a operação faz todo dia, respondida sem ninguém montar planilha.
CRM para contabilidade organizado por competência, não por funil
Escritório de contabilidade não vive de vender. Vive de entregar, todo mês, para os mesmos clientes — e o que trava a entrega é o documento que não chegou.
Algum destes soa familiar?
- Dia 15 e ninguém sabe quantos clientes ainda não enviaram documento
- A cobrança de documento é feita à mão, no WhatsApp, cliente por cliente
- Um cliente está inadimplente há três meses e ninguém percebeu
- A pendência aparece perto do prazo, quando já não dá para negociar
- Cada responsável tem a própria planilha da própria carteira
Por que isso acontece
A maioria dos CRMs assume que o trabalho acaba quando o cliente fecha. Em contabilidade é o contrário: fechar é o começo de uma obrigação que se repete todo mês, para sempre. O que a operação precisa enxergar não é quantos negócios estão no funil, e sim quantos dos duzentos clientes ainda não entregaram o documento da competência atual — e faltam quantos dias.
Esse acompanhamento normalmente acontece à mão. Alguém da equipe abre o WhatsApp e cobra cliente por cliente, um por vez, todo mês, sempre os mesmos. É um trabalho que não exige julgamento nenhum, consome dias e ainda assim falha, porque depende de quem está cobrando lembrar de todo mundo.
O resultado é que o problema só aparece quando já é tarde. A equipe descobre a pendência perto do prazo, corre, e o custo do atraso — multa, retrabalho, cliente irritado — recai sobre o escritório mesmo quando a culpa foi da demora do cliente.
Há também um vazamento silencioso no honorário. Como a cobrança é recorrente e de valor baixo perto do total, um cliente pode parar de pagar e levar meses até alguém notar. Não existe uma tela onde essa falta apareça: ela aparece na conciliação, quando já são três competências.
O que construímos
Cobrança de documento automática e escalonada
Aviso no início da janela, lembrete no meio, alerta ao responsável perto do prazo. O que era um dia de trabalho manual por mês vira exceção — só entra gente onde o automático não resolveu.
Recebimento por onde o cliente já manda
WhatsApp, e-mail ou link. O arquivo entra ligado ao cliente e à competência, em vez de ficar no telefone de alguém. É o ponto onde a maior parte dos documentos se perde hoje.
Carteira com responsável e carga visível
Cada cliente tem dono, e dá para ver quantos clientes e quantas pendências cada pessoa carrega. Desequilíbrio de carga é a causa mais comum de atraso, e normalmente ninguém o enxerga.
Honorário recorrente com aviso de atraso
A falta de pagamento aparece na competência seguinte, não na conciliação de três meses depois. E aparece ligada ao cliente, com o histórico do que foi entregue para ele.
Entrada de cliente novo padronizada
A lista do que precisa ser coletado, com responsável e prazo. Evita o caso comum do cliente que entra em janeiro e só em abril alguém percebe que faltava um documento de abertura.
O que passa a ser possível
- Ver, a qualquer dia do mês, quem ainda não entregou documento
- Parar de cobrar documento manualmente, um cliente por vez
- Descobrir inadimplência na competência seguinte, não meses depois
- Enxergar quantos clientes e pendências cada responsável carrega
Perguntas frequentes
Integra com Domínio, Alterdata, Questor ou Contmatic?
Varia bastante. Vários desses sistemas oferecem exportação de dados, mas poucos expõem uma API estável para escrita — o que significa que dá para ler a base de clientes e o que já foi lançado, e nem sempre dá para devolver informação. Verificamos o que a sua versão e o seu contrato liberam antes de fechar escopo, porque prometer integração de mão dupla sem checar é o caminho mais rápido para um projeto que não entrega.
Substitui o sistema contábil?
Não, e não é a proposta. O sistema contábil continua fazendo lançamento, apuração e obrigação acessória. O que entra é a camada que hoje está no WhatsApp e na planilha: o controle de quem entregou o quê, a cobrança de documento, a carteira por responsável e o honorário.
E o cliente que só manda foto de nota pelo WhatsApp?
É a regra, não a exceção, e o desenho parte disso. A imagem entra pelo WhatsApp já vinculada ao cliente e à competência, sem alguém ter que salvar e renomear. Onde faz sentido, dá para acrescentar leitura automática do documento — mas isso entra depois, quando o fluxo básico já estiver rodando; leitura automática sobre processo bagunçado só produz erro mais rápido.
Serve para escritório com poucos clientes?
Serve, e a diferença aparece cedo. Com trinta clientes ainda dá para controlar de cabeça — até a semana em que alguém falta. O ganho maior em escritório pequeno costuma ser a cobrança automática de documento, porque é onde vai a maior parte do tempo que ninguém contabiliza.
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