Dois funis, não um
Captação e andamento vivem em telas separadas, com etapas próprias. O funil comercial acaba na assinatura do contrato; o processual começa ali. Forçar os dois no mesmo pipeline é o que faz o sistema não servir para nenhum.
CRM para advocacia que separa captação de andamento
Escritório raramente perde cliente na proposta. Perde na pergunta que chega meses depois — "meu processo andou?" — e ninguém consegue responder sem abrir o processo.
Algum destes soa familiar?
- Um cliente pediu status e ninguém soube responder sem abrir o processo
- O controle de prazo está numa planilha que uma pessoa só atualiza
- Um honorário de êxito de dois anos atrás nunca foi cobrado
- A consulta gratuita que não fechou nunca foi retomada
- Ninguém sabe quantas propostas estão aguardando resposta do cliente
Por que isso acontece
Um escritório opera dois ciclos ao mesmo tempo, e eles não têm nada em comum. O primeiro é comercial: a consulta que chegou por indicação, a reunião, a proposta, o contrato assinado. O segundo é processual: prazo fatal, audiência, publicação, recurso. Ferramenta comercial genérica só entende o primeiro, e software jurídico só entende o segundo. Quem tenta usar um para os dois acaba com metade da operação numa planilha.
O ponto mais caro é o prazo. Ele costuma viver na agenda de uma pessoa ou numa planilha que só o sócio atualiza. Funciona até a semana em que essa pessoa entra de férias, adoece ou simplesmente não olha. E prazo processual não avisa: quando passa, passou.
O segundo ponto caro é o honorário de êxito. Ele é combinado hoje e só vira dinheiro quando o processo termina, às vezes dois ou três anos depois. Sem um controle que sobreviva a esse intervalo, o escritório ganha a causa e esquece de cobrar — e ninguém percebe, porque não existe nenhuma tela onde essa falta apareça.
Há ainda o cliente que liga pedindo posição. Cada uma dessas ligações consome o tempo de alguém que teria que abrir o processo, ler e traduzir. Multiplicado por uma carteira inteira, isso é uma pessoa por semana atendendo pergunta que o próprio cliente poderia responder sozinho.
O que construímos
Prazo com responsável e alerta escalonado
Cada prazo tem dono e uma escada de avisos: primeiro para quem executa, depois para o sócio responsável se ainda não houver movimentação. O aviso deixa de depender de alguém abrir a planilha.
Honorário fixo e de êxito em controles separados
O êxito fica registrado com o gatilho que o torna cobrável — trânsito em julgado, acordo, levantamento de alvará — e volta a aparecer quando o gatilho acontece, mesmo que anos depois.
Status que o cliente consulta sozinho
Uma página ou uma resposta automática no WhatsApp com o andamento em linguagem que o cliente entende. Devolve horas por semana da equipe e reduz a ligação de aflição.
Sigilo com permissão por caso
Nem todo mundo do escritório deve ver todo processo. O acesso é atribuído por caso, com registro de quem abriu o quê — o que é exigência ética e também proteção do escritório.
Origem da indicação registrada
Boa parte da carteira vem de indicação, e quase nunca se sabe de quem. Registrar a origem mostra quais relações realmente trazem caso e merecem ser cultivadas.
O que passa a ser possível
- Responder o status de qualquer processo sem abrir o processo
- Ver todos os prazos da semana com o responsável de cada um
- Saber quais honorários de êxito já se tornaram cobráveis
- Descobrir quais indicações trazem caso, e não apenas conversa
Perguntas frequentes
Integra com PJe, Projudi e e-SAJ?
Depende do tribunal, e é preciso verificar caso a caso: cada sistema expõe coisas diferentes e alguns não expõem nada. Onde existe caminho oficial, integramos. Onde não existe, o honesto é dizer antes — captura por robô em portal que não autoriza é frágil, quebra a cada mudança de layout e pode violar os termos de uso do tribunal. Nesses casos o desenho é outro: a movimentação entra pela equipe, e o sistema cuida de prazo, alerta e histórico.
Substitui o software jurídico que já usamos?
Normalmente não, e não deveria. Se o software jurídico dá conta do processual, o que falta é a camada comercial e de relacionamento — captação, contrato, honorário, comunicação com o cliente. Construir isso em volta e integrar costuma custar uma fração de trocar o sistema que a equipe já domina.
Como fica o sigilo profissional e a LGPD?
Acesso por caso, registro de quem consultou o quê, e o banco de dados na infraestrutura que o escritório escolher — inclusive servidor próprio, quando há exigência interna. Dado de processo é dado sensível, e o desenho parte disso: o padrão é ninguém ver, e o acesso é concedido, não retirado.
Serve para escritório pequeno, de dois ou três advogados?
Serve, e costuma ser onde o retorno aparece mais rápido — porque em escritório pequeno não existe alguém dedicado a controle, e tudo depende de memória. A entrega nesse caso começa menor: prazo e honorário primeiro, captação depois.
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